Как автоматизировать процесс организации командировок и перевести его на безналичный расчет. Кейс №1.

К нам обратилась российская производственная компания (Штат 2.000 человек), из них 150 - часто командируемые сотрудники. Командировки по России.
Сотрудникам выдаются наличные деньги, те покупают сами все что душе угодно (в рамках тревел-политики). Далее привозят отчетные документы и сдают их в бухгалтерию.

Старый способ, который используется во многих компаниях частных и государственных. И он создал компании много проблем.

Проблемы:

1. Выдача наличных - трудозатратный процесс. Среднее время на оформление документов на выплату денег одному сотруднику - от 30 мин до 1 часа.

2. Корректное заполнение авансового отчета по возвращению занимает - от 1 часа. Регулярно теряются отчетные документы, как сотрудниками, так и бухгалтерией. Дополнительные затраты времени и сотрудника, и бухгалтера на сверку всех документов.

3. Подозрение сотрудников в подделке отчетных документов (чеки на отели, транспорт).  Двойная проблема: раздувает командировочный бюджет и ставит под удар (возможен штраф предприятию при проверке налоговой).

Чтобы решить проблемы, перед компанией стояла задача: обезналичить командировки и упростить процесс организации поездок.

Решение:

Нашим агентством предоставлен следующий сервис:
1) Персональный менеджер
2) Доступ к нашей системе бронирования, ее индивидуальная настройка.
3) Предоставлена кредитная линия в размере 1 млн. рублей (оплата услуг с отсрочкой консолидированных счетов 1-го и 15 числа ежемесячно).

Кто за что отвечает и что делает:

Персональный менеджер: Контролирует, помогает и заботится. Помогает сотрудникам освоится в системе бронирования, консультирует по билетам, отелям, трансферам.  Вручную оформляет только сложные заказы (закрытые города, сложные трансферы) и групповые выезды.

Система бронирования:
Сотрудники с доступом могут самостоятельно оформить себе командировку (выбрать и выкупить: отель, авиа/жд билет и трансфер). Если тревел-политика не нарушена - билеты и ваучеры автоматически подгружаются в личный кабинет сотруднику). Сотруднику и бухгалтерии в момент оформления ничего оплачивать не нужно, деньги списываются с баланса в системе.

Что мы сделали:

- Выдали 150 персональных аккаунтов сотрудникам с разными правами. Вход в систему с любого компьютера или планшета или телефона (через браузер - через наш сайт lk.osdy.ru)
- Настроили и присвоили роли сотрудникам
- Установили тревел-политика и маршрут согласования командировки в случае нарушения тревел-политики.

Установили две роли пользователям системы:
1 - Администратор (куратор со стороны клиента).
Может покупать билеты и услуги для кого угодно из сотрудников за любой бюджет.
2 - Селф-букер (командировочным сотрудникам).
Может бронировать услуги только для себя в рамках тревел-политики.

Сотрудники разделены на две группы:
- ВИП (первые лица компании)
- Рядовые сотрудники

Тревел-политика установлена только рядовым сотрудникам. ВИП - без ограничений.

Авиабилеты - эконом, но не дороже чем на 30% от стоимости самого дешевого билета на момент поиска по направлению.

Отели:
Мск-спб не более 5.500 ₽/сутки.
Города миллионники - 4.000 ₽/сутки.
Другие города: 3.000 ₽/сутки.

ЖД билеты:
Разрешено оформление билетов на все типы вагонов, кроме: Люкс, Сапсан бизнес, Сапсан первый класс.

Трансферы: разрешены по маршруту аэропорт-отель-аэропорт в городе командирования. Стандарт класс.

В случае нарушения тревел-политики, система запрещает к выкупу билет/услугу, пишет ошибку и выделяет красным цветом как на скриншоте:

Сотруднику это не мешает добавить выбранный билет в командировку. После подтверждения сотрудником на выкуп услуг, услуга с нарушением политики отправляется на согласование администратору (куратору со стороны клиента), сотрудник также добавляет комментарий о причине нарушения политики, объяснение, почему ему нужен именно этот билет/услуга.

Результат:

Для сотрудников:
1) Самостоятельно выкупают авиа,жд билеты, бронируют отели и трансферы в онлайн системе.
2) Могут обратиться к персональному менеджеру для консультаций и оформления сложных поездок.
3) Отчетные документы больше не собирают.
Среднее время на оформление и выкуп услуг 10-30 мин.

Для бухгалтерии:

1) Безналичная оплата всех командировочных услуг (кроме суточных) дважды в месяц.
2) Все документы (счета, акты, накладные, билеты и ваучеры) приходят дважды в месяц курьером.

Для руководства:
1) Экономия бюджета за счет автоматического исполнения тревел-политики. 25% от бюджета на командировки.
2) Экономия времени командировочных сотрудников и бухгалтерии на сбор документов и заполнение авансовых отчетов.
3) Выгрузка статистики по расходам на командировки в режиме онлайн и в срезах за любой период.

Стоимость услуг агентства по кейсу:
- Доступ в онлайн систему бронирования: без доп. оплаты
- Персональная настройка онлайн системы бронирования - без доп. оплаты
- Выделенный персональный менеджер - без доп. оплаты
- Поддержка службы поддержки 24/7 - без доп. оплаты
- Выписка авиабилетов - 3%, но не менее 350 ₽/билет
- Выписка ж/д билетов - 290 ₽/билет
- Оформление обмена/возврата билетов - 200 ₽/билет
- Бронирование гостиниц - 100 ₽/бронь
- Организация трансферов - 100 ₽/бронь
- Выписка услуг в оффлайн - 200 ₽/бронь


Подробнее о возможностях системы, видео-обзоры модулей бронирования, настройки тревел-политик, настройки ролей, статистика и доп. сервисы на странице посвященной нашей системе:
https://osdy.ru/system/

С уважением, Осадчий Алексей
a.osadchiy@osdy.ru, +7-965-310-97-97 (моб., WhatsApp, Telegram)