Расчет суточных: как правильно?

7 ключевых моментов расчета и оформления суточных при организации командировок.

Что включаем?

Первый день деловой поездки - дата отъезда сотрудника в командировку (даже если он уезжает вечером). Последний - дата его прибытия обратно (даже если он возвращается утром).

Точкой выезда считается постоянное рабочее место: если самолет вылетает в час ночи, но ехать в аэропорт два часа, день перед вылетом оплачивается тоже.

Если во время поездки случились выходные, на них командировочные все равно выдаются.

Суточные рассчитывают вручную в справке-расчете.

Что не включаем?

Если командировка длилась один день, даже с раннего утра до поздней ночи, суточные за нее не положены. Но компания может закрепить локальными актами компенсации за такие поездки.

Сколько платим?

Командировочные - стандартная сумма на каждый день поездки. Если она не выше 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграничных поездок, то с выплаты не удерживают НДФЛ. Если выше, то НДФЛ удерживают с суммы, на которую ваши суточные превышают это базовый лимит. То есть при суточных в 1000 рублей при поездках по России, НДФЛ удержать с 300 рублей.
Локальными актами можно установить разные суточные, в зависимости от статуса сотрудника или места командировки.

Когда платим?

Суточные - авансовый платеж, они выдаются до отправления в командировку, ведь это средства на питание и бытовые расходы в поездке. Если работник получил не всю сумму, то он имеет право дополучить остаток после поездки. Если работник потратил в поездке больше, по договоренности с работодателем возможна компенсация дополнительных затрат. А вот сэкономленные суточные работник возвращать не обязан.

Чем платим?

Суточные переводятся на зарплатную карту, либо выдаются в кассе. За командировочные дни, проведенные за границей (с даты пересечения границы и до возвращения в Россию)  суточные выдаются в валюте той страны, куда отправляют. Либо в рублях, конвертируя по действующему курсу, при согласовании с работником.

Как подтверждаем?

Суточные включают в авансовый отчет, чтобы обосновать траты компании при бухучете. Отчет заполняется в течение трех рабочих дней после командировки. Либо приходит в бухгалтерию с курьером или по ЭДО, если компания пользуется услугами бизнес трэвел агентства.

Как упростить?

Воспользуйтесь услугами организации командировок компании OSDY, чтобы автоматизировать отчетность. Работая с OSDY вы сможете оплачивать все услуги по безналичному расчету с р/с на р/с, и получать полный набор закрывающих документов для бухгалтерии.

Проконсультироваться по списку закрывающих документов можно, написав нам на почту welcome@osdy.ru.

!Статья носитисключительно информационный характер
Автор: Юлия Гладова

Читайте также:

Какой проезд оплачивать обязательно?