Какой проезд оплачивать обязательно?

‌Закон предписывает оплачивать расходы сотрудника на проезд к месту командировки. Но речь о билете на самолет или также о такси к аэропорту? Входит ли обед в поезде, и прочие мелочи? Здесь — разбор главных пунктов, которые могут вызвать вопросы при организации деловых поездок, на базе основных нормативных документов, регламентирующих деловой туризм.‌‌‌‌‌‌

Проезд к месту отправления

Дорога к аэропорту, вокзалу, морвокзалу и обратно, если они за городом, — забота работодателя. ‌‌‌‌По согласованию с работодателем, можно добраться на общественном транспорте, каршеринге, на такси. Расходы должны быть подтверждены документально, согласно правилам.

Чем подтвердить:

Поездку на такси — чеком ККТ, электронным чеком или квитанцией бланка строгой отчетности, при условии что в нем отражено все необходимое.‌‌
Поездку на общественном транспорте — билетом.‌‌
Каршеринг — договором аренды автомобиля, чеком об оплате аренды, скриншотом маршрута поездки.

Передвижения по городу

Сотрудник уже в командировке. И ему нужно перемещаться из гостиницы в офис, к местам встреч и т.п.  Оплачивать это не обязательно, но можно, если прописать такой пункт во внутреннем положении об организации командировок или в коллективном договоре.‌‌‌‌Если сотруднику с высоким статусом нужно такси, это также можно заранее прописать в локальном нормативном акте (регламенте о командировках).

Питание и удобства в дороге

Постельные принадлежности в поезде — часть возмещаемых расходов. А питание, не входящее в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. ‌‌‌‌Платный выбор места  — часть аэродромных сборов, а потому включается в возмещаемые расходы на проезд. Подтверждаются распечаткой электронного чека, которая сдается вместе с авансовым отчётом.

Бензин и ремонт

При поездке на своем или служебном авто возмещаются стоимость бензина и технического обслуживания. Необходимы чеки с автозаправок и из автосервисов.

Можно разобраться подробнее, изучив источники:‌‌
- Трудовой кодекс, ст 168.
‌‌- Письмо ФНС.‌‌
- Положение “Об особенностях направления сотрудников в служебные командировки”правительства РФ.

‌‌Если вы организуете командировки через нас, OSDY предоставит все документы: бланки авиа/жд билетов, ваучеры на проживание в отеле, на трансфер. А также полный набор закрывающих документов для бухгалтерии: счета и акты с подробным указанием оформленных услуг и данных сотрудников. Мы отправляем оригиналы документов через ЭДО или бумажные варианты почтой/курьером. Командировки можно оплачивать полностью по безналичному расчету, и с отсрочкой платежа.

Проконсультироваться по списку закрывающих документов можно, написав нам на почту welcome@osdy.ru.

‌‌!Статья носит  исключительно информационный характер

‌‌Читайте также: ‌‌

Откуда берется цена на авиабилет?‌‌
Как копить РЖД-бонусы?‌‌