Как выбрать TMC: что сравнивать кроме сервисного сбора

Сервисные сборы — не единственные расходы компании, на которые влияет выбор той или иной TMC, она же Travel Management Company, она же компания по управлению деловыми поездками. У нас разные:

• Итоговая стоимость одного и того же билета или номера в отеле
• Способы оформления услуг
• Вид и периодичность предоставления закрывающих документов
• Покрытие услуг и разнообразие вариантов
• Функционал интеграций и автоматизаций
• Скорость и качество поддержки

Что нужно для выбора самой подходящей для вас TMC?

01. Понять, что важно именно вашей компании

Универсально лучшей TMC нет.

Одному заказчику важней централизованные закупки билетов и гостиниц, единый договор, подходящие закрывающие документы и отсрочка платежа.

Другому — онлайн-система, автоматическое соблюдение тревел-политик и согласование поездок.

Третьему нужна работа с удалёнными регионами, длительное размещение сотрудников и возможность быстро решить нестандартную задачу через закрепленного специалиста.

Четвёртому — интеграции с внутренними системами, дальнейшая автоматизация процессов.

Выбирать удобней, если заранее сформулировать:

• Что необходимо оставить в том, как сегодня организованы ваши командировки?
• Что должно измениться после подключения нового партнера?

Ответив на эти вопросы, вы упростите выбор и сразу застрахуетесь от самых частых ошибок.

Иначе можно очень подробно сравнивать параметры разных исполнителей, но так и не понять, что подходит именно вам.

02. Сравнивать не только сервисный сбор

Низкий сервисный сбор ещё не значит, что будет дешевле. Предположим, одна TMC берёт за оформление билета 300 рублей, другая — 600. В тарифной таблице разница выглядит очевидной. Но этим исполнителям доступны одни и те же билеты и услуги по разным ценам, в заявленную стоимость входит разный объем услуг, и возможности автоматизации. Так же могут взиматься различные дополнительные сборы. Поэтому важно оценивать TMC комплексно просчитывая ваши итоговые расходы с получаемым набором сервисов и обслуживания.

03. Узнаем, как работает обслуживание в нестандартной ситуации

Качество TMC особенно хорошо видно, когда что-то пошло не по плану. Рейс отменили. Встречу перенесли. Маршрут сложный и не собирается в онлайн-системе. Нужен экстренный выезд группы в непростую локацию, и т.д.

Вопросы, которые следует задать:

• Какие каналы обслуживания предоставляет поставщик?
• Есть ли закрепленные специалисты, кто принимает заявки?
• Как организована поддержка в течение рабочего дня и за его пределами — вечером, ночью, по выходным и в праздничные дни?
• Что происходит при массовых сбоях?

Отдельно стоит уточнить, какие показатели уровня обслуживания TMC готова зафиксировать в SLA и какого стандарта обслуживания придерживается.

04. Смотрим, где TMC оформляет билеты, номера гостиниц и другие услуги

Источниками могут быть: системы бронирования, поставщики, консолидаторы, гостиничные платформы и прямые договоры.

Вопрос: «Можете ли вы бронировать номера?» - понимания не принесет.

Полезней узнать:

• Насколько широк набор источников?
• Что произойдёт, если нужного предложения нет в основном канале?
• Может ли поставщик автоматически сравнить предложения из нескольких систем бронирования?
• Может ли работать со специальными тарифами заказчика и прямыми договорами?

От широты выбора поставщиков зависит не только география, полнота покрытия. Но и доступность отелей, трансферов, рейсов и других услуг. А ещё тарифы, правила отмены, итоговая стоимость одной и той же позиции. У разных TMC она может быть разной. На цену влияют каналы бронирования, поставщики, условия договора с заказчиком, а также тип договорных отношений с конечным исполнителем.

Чем шире и лучше организован набор источников, тем больше возможностей подобрать предложение, подходящее по цене и условиям.

Заключить прямые договоры со всеми гостиницами, перевозчиками и другими исполнителями невозможно и не всегда целесообразно. Поэтому TMC используют специализированных поставщиков и консолидаторов, интегрируют их контент в свои процессы и онлайн-системы. Подробнее о том, как устроен гостиничный контент у TMC, — в нашем видео по ссылке.

05. Проходим с кандидатами свой виртуальный сценарий

Онлайн-платформа удобства не гарантирует.

Лучше посмотреть, как система реализует несколько ваших конкретных сценариев. Обратите внимание:

• Какие виды контента доступны пользователю в онлайн-платформе. Могут быть авиабилеты, железнодорожные билеты, гостиницы, трансферы, страхование и другие сервисы.
• Как происходит создание командировки, бронирование, изменение и возврат. Применение лимитов тревел-политики, согласование поездок и решение проблем.
• Какие нужные вам сценарии реализуемы при стандартных инструментах, а что потребует подключения дополнительных модулей или доработок.
• Как будет проходить подключение и настройка, кто участвует в интеграциях.
• Как организована поддержка пользователей в период внедрения и адаптации.
• Какие данные и отчёты сможет получать заказчик, насколько детально они настраиваются и можно ли передавать данные во внутренние системы компании.

Современные OBT-платформы (онлайн-системы для управления командировками), ориентированные на крупных корпоративных заказчиков, как правило, уже поддерживают широкий набор сценариев. Во многих случаях речь идёт о правильной настройке и адаптации OBT под ваши правила и задачи.

Одинаковых компаний нет. Так что важно понимать, насколько инструменты ТМС вам подходят. Подробнее о том, что можно автоматизировать — от заявки и согласования до бронирования, документов и отчётности, — в нашем видео по ссылке.

06. Как организованы документооборот, отчетность?

Сотрудник вернулся домой, а у компании ещё закрывающие документы, реестры, сверки, возвраты, распределение расходов, бухгалтерский учёт.

Поставщик, который создаёт постоянные проблемы финансовой службе, - вряд ли удачный выбор.

До заключения договора стоит понять:

• Какие документы предоставляет TMC
• С какой периодичностью они формируются
• Можно ли получать данные в разрезе юридических лиц, подразделений, проектов и других аналитических признаков
• Как исправляются ошибки, оформляются возвраты и корректировки
• Поддерживает ли поставщик ЭДО и может ли при необходимости предоставлять бумажные оригиналы документов. Готова ли TMC уже после закрытия периода оперативно предоставить копии или дубликаты документов, подтверждение совершённых операций и необходимые пояснения при внутреннем аудите, встречной проверке или запросе бухгалтерии и финансовой службы

Иногда, кроме того, возможно автоматизировать подготовку авансовых отчётов, приказов и других командировочных документов на основе данных об уже оформленных поездках.

Отдельно стоит оценить условия расчётов: возможна ли отсрочка платежа, какой кредитный лимит готов предоставить поставщик, каковы сроки оплаты и предусмотрены ли дополнительные платежи за подключение, настройку технологий или другие услуги.

07. Насколько опытна ТМС?

Опыт и устойчивость TMC важны. Полезно посмотреть, работала ли компания с похожей географией и типом поездок, способна ли обслуживать нужный объём, понимает ли особенности вашего процесса и сможет ли адаптировать модель обслуживания по мере роста требований.

Важно оценить доступные технологии, сервисную модель, финансовое состояние, ресурсы команды, практику работы в похожих сценариях и способность адаптировать обслуживание под требования заказчика.

В конечном счёте важна способность поставщика решить именно вашу задачу.

Для одних решающим фактором будет величина сервисного сбора . Для других — круглосуточная поддержка и условия отсрочки платежа. Для третьих — автоматизация различных процессов командирования сотрудников. Кому-то важно всё. Поэтому задача — не определить абстрактно «лучшую TMC», а понять, какой поставщик лучше соответствует приоритетам именно вашей компании.

Сводная таблица, оценивающая параметры, перечисленные в этой статье, поможет максимально вдумчиво оценить потенциальных подрядчиков. Именно комплексное сравнение позволяет понять, какой партнер действительно подходит вашему бизнесу.

Также, перед финальным выбором полезно провести встречу с командой, которая будет непосредственно отвечать за запуск и обслуживание. Это помогает понять, насколько удобно будет выстроить с ним ежедневное взаимодействие.