Автоматизация процессов командировок

Настраиваем командировки под правила вашей компании

Помогаем выстроить управляемый процесс: от заявки, бронирования и согласования до закрывающих документов, отчетности и адаптации правил при изменениях в компании.

Обсудить автоматизацию

Не просто подключение платформы

Для крупных компаний автоматизация командировок начинается не просто с доступа в онлайн-платформу, а с порядка в процессе: кто может оформлять поездки, что нужно согласовывать, какие лимиты действуют, как формируются документы и кто отвечает за сопровождение.

Единый договор и оплата

Помогаем перевести закупку услуг в единый процесс через OSDY, чтобы сотрудники не оплачивали поездки в разных местах, а чеки и закрывающие документы не собирались вручную по разным поставщикам.

Платформа и команда

Онлайн-инструменты ускоряют типовые действия, консультант помогает настроить процесс, а тревел-менеджеры подключаются к офлайн-заявкам, сложным изменениям и нестандартным ситуациям.

Поэтапное внедрение

Можно начать с онлайн-бронирования и работы по одному договору, а затем поэтапно добавлять роли сотрудников, согласования, документы, интеграции и аналитику.

Видео: как устроена автоматизация командировок

Разбираем путь автоматизации для компании с большим количеством поездок: заявки, согласования, тревел-политики, командировочные документы, интеграции, отчетность и контроль расходов.

Что можно настроить

Помогаем собрать удобную инфраструктуру работы с командировками: от простого оформления услуг онлайн или через тревел-менеджера до распределения ролей, лимитов, согласований, документов, выгрузок и расширенной отчетности.

Роли и доступы

Настраиваем доступы для сотрудников, тревел-координаторов, руководителей, бухгалтерии и других участников процесса.

Тревел-политики и лимиты

Фиксируем правила по направлениям, категориям сотрудников, бюджетам, классам обслуживания и допустимым вариантам поездки.

Маршруты согласования

Помогаем настроить, какие заявки проходят без согласования, какие отправляются на согласование ответственным лицам, а какие требуют авторизации при превышении лимитов или нарушении тревел-политики.

Командировочные документы

Настраиваем правила формирования приказов, авансовых отчетов, служебных заданий и других документов на основе оформленных командировок: какие данные используются, какие формы заполняются и когда создается документ.

Передача данных

Определяем нужные выгрузки, доступы, интеграции и возможные варианты передачи данных в учетные системы клиента.

Отчетность и аналитика

Настраиваем отчеты по расходам с детализацией по типам услуг, подразделениям, соблюдению тревел-политик и возможностям оптимизации затрат.

Когда это особенно полезно

У компании регулярные командировки, несколько подразделений, филиалов, объектов или проектных команд.

Поездки оформляются разными способами, а документы, чеки и расходы собираются вручную.

Есть внутренние правила по лимитам, согласованиям, оплате, закрывающим документам и отчетности.

Нужно подключить онлайн-платформу, но сохранить поддержку тревел-менеджеров для сложных и нестандартных ситуаций.

Как проходит настройка

Сначала разбираем текущую модель работы и задачи вашей компании, затем предлагаем набор настроек: от базового подключения онлайн-платформы до автоматизации документов, интеграций, отчетности и дополнительных модулей.

Объем настройки зависит от процессов, которые нужно автоматизировать: базовое подключение запускается быстро, сложные правила, интеграции и дополнительные модули обсуждаются индивидуально.

Ответственный со стороны клиента

Со стороны клиента необходим ответственный сотрудник, который знает внутренние правила компании, помогает описывать сценарии командировок, согласовывать решения и собирать обратную связь от смежных служб.

Специалист OSDY по автоматизации командировок

Оценивает текущий процесс, предлагает подходящие инструменты для задач автоматизации, помогает настроить правила, внедрить инструменты и корректировать их при изменении процессов.

Что получает компания

Единый процесс оформления командировок, закупки услуг и получения закрывающих документов.

Меньше ручной работы, писем, чеков и разрозненных согласований.

Понятный порядок работы для сотрудников, руководителей, бухгалтерии и тревел-координаторов.

Данные для анализа расходов, корректировки тревел-политик и поиска возможностей оптимизации.

Хотите понять, какие процессы командировок можно автоматизировать?

Обсудим текущую модель работы, роли, согласования, документы и отчетность, чтобы предложить подходящий формат подключения и настройки.