Организовали международный волонтёрский проект: поездки 50+ участников, 7 стран, конференция и постоплата

Компания OSDY помогла Финансовому университету организовать двухэтапную поездку волонтёров, закрыть вопросы с размещением, перелётами, оплатой, документами и итоговым мероприятием в Москве.

Финансовый университет при Правительстве РФ

Один из старейших и крупнейших вузов России.

Задача

Организовать волонтёрский проект «За русский»: собрать участников из разных регионов России, отправить их на стажировку за рубеж и провести конференцию по итогам поездки.
Этап 1 (РФ): Сбор более 50 волонтёров со всей России, синхронизация авиа-, ж/д‑перевозок, отелей и трансферов.
Этап 2 (За рубежом): Месячная волонтёрская стажировка в 6 странах (Индия, Египет, страны СНГ).
Отчетная конференция: Проведение итогового мероприятия в Москве для презентации результатов.
Что усложняло проект
У проекта были финансовые, организационные и логистические ограничения: постоплата, разные страны, сроки, размещение участников и итоговое мероприятие.
Постоплата: университет мог оплачивать услуги после подписания актов оказанных услуг.
Международные направления: нужно было организовать поездки и размещение участников в разных странах с учётом доступных вариантов оплаты и бронирования.
Много участников: требовалось связать перелёты, ЖД, отели, трансферы, изменения и итоговую конференцию для 50+ человек.

Наше решение: финансирование, логистика, поддержка участников и итоговая конференция

Финансирование и логистика
Кредитная линия более 5 000 000 руб.: OSDY профинансировала билеты, отели и трансферы до получения постоплаты от университета.
Поездки 50+ волонтёров в 7 стран: координация маршрутов по России и за рубежом, подбор размещения и работа с локальными поставщиками.
Поддержка изменений в поездке
Замена отеля в Индии, когда фактическое состояние номеров оказалось заметно хуже фото и описания отеля.
Аннулирование бронирования на сумму свыше 180 000 рублей без дополнительных штрафов.
Корректировка билетов при переносах рейсов и информирование принимающей стороны.
Итоговая конференция
Подбор и бронирование конференц-зала в Москве, организация питания и кофе-брейка.
Техническое оснащение: звуковое оборудование, экран и инженерное сопровождение.
Фото- и видеосопровождение с монтажом итогового ролика.

Над проектом работали

Евгения Михайлова
Евгения Михайлова
Тревел-менеджер. Координация этапов проекта и связь с представителями университета
Варвара Зырянова
Варвара Зырянова
Тревел-менеджер. Поддержка проекта в периоды высокой нагрузки
Азарова Анастасия
Азарова Анастасия
Бухгалтер. Документы, сверки и отчетность под требования университета

Результат

Более 5 млн ₽
Предоставлена кредитная линия для финансирования проекта до получения оплаты от университета
50+ волонтёров
Организована двухэтапная логистика и стажировка в 7 странах: Россия, Индия, Египет и страны СНГ
Итоговая конференция
Проведено итоговое отчетное мероприятие в Москве с техническим и медийным сопровождением
Документы и регламенты
Оплата, акты и отчетные документы были подготовлены с учетом внутренних правил государственного вуза

Видеоотчеты участников волонтёрского проекта «За русский»

Армения
Египет
Индия
Киргизия
Монголия
Таджикистан
Отчетная конференция

Общее фото с итоговой конференции

Рекомендательное письмо

Финансового университета при Правительстве Российской Федерации выражает благодарность и высоко оценивает профессионализм команды ООО «ОСДИ» в ходе реализации масштабного проекта «Волонтерское движение „За русский!“.

В рамках указанного проекта перед сторонами стояла комплексная задача:

организовать двухэтапную поездку для более чем 50 участников, предусматривающую размещение в малых городах и удалённых населённых пунктах Индии, Египта и стран СНГ.

Особо отмечаем следующие ключевые преимущества сотрудничества с ООО «ОСДИ»:

Гибкая финансовая модель. Будучи государственным учреждением, мы ограничены в возможности авансирования услуг и осуществляем оплату исключительно на постфактумной основе. ООО «ОСДИ» предоставило кредитную линию, взяв на себя предварительные расходы на приобретение билетов и бронирование отелей. Это позволило реализовать проект с соблюдением всех внутренних регламентов университета.

Высокая оперативность и надёжность. Все элементы логистической схемы — включая приобретение билетов, организацию трансферов и размещение участников — были реализованы строго в установленные сроки, несмотря на географическую сложность маршрутов.

Профессионализм при разрешении нештатных ситуаций. Отдельная благодарность адресуется менеджеру Евгении Михайловой. Благодаря её оперативным и компетентным действиям были успешно урегулированы вопросы замены номеров и разрешены иные сложные ситуации в различных странах в предельно сжатые сроки.

Комплексный подход к реализации проекта. ООО «ОСДИ» обеспечило организацию не только поездок, но и итоговой конференции в Москве.

Благодаря слаженному партнёрству с ООО «ОСДИ» университет смог успешно реализовать проект, самостоятельная реализация которого потребовала бы привлечения значительных дополнительных ресурсов.

На основании вышеизложенного рекомендуем ООО «ОСДИ» в качестве надёжного и ответственного партнёра для организации командировок и масштабных мероприятий как на территории Российской Федерации, так и за её пределами.

Заказать звонок

Связаться с нашей командой

Рассчитать поездку

Записаться на демо

Задать вопрос

Получить тестовый доступ и консультацию