Кейс Мовен

Сократили время на организацию командировок в 2 раза и на 100% решили проблему с отчетностью по ГОЗ

Как OSDY решили проблему с командированием бригад по России и обеспечили отчётность по ГОЗ для производителя климатического оборудования

АО «МОВЕН»

АО «МОВЕН», Республика Марий Эл, г Волжск, — производитель климатического оборудования для гражданских и военных проектов (ГОЗ). Регулярные командировки бригад по России.

Было

Ручной поиск жилья и билетов: Сотрудники сами искали гостиницы/квартиры, авиа и ж/д билеты

Проблемы с отчётностью для ГОЗ: Номера ИГК не указывались в документах

Необходимость выдачи наличных или заключения прямых контрактов с отелями для оплаты услуг

Стало

Персональный тревел-менеджер + доступ в онлайн кабинет OSDY: Подбор и оформление билетов и отелей и оперативная поддержка в WhatsApp/telegram/e-mail

Документы с ИГК: Закрывающие документы единого стандарта с привязкой к госконтракту

Оплата всех услуг по безналичному расчету по одному договору с OSDY

Ключевая проблема клиента: Неудобство оформления услуг и трата времени сотрудников

Ранее командировки бригад АО «МОВЕН» по России сопровождались критичными сложностями

1. Самостоятельный поиск жилья: Сотрудники тратили много времени на организацию командировки

2. Отсутствие вариантов размещения в рамках лимитов: Во многих локациях было сложно найти размещение согласно лимитам на проживание

3. Нарушение требований ГОЗ: В отчетных документах не указывались номера ИГК, что приводило к сложностям при отчетности по ГОЗ

Наше решение: Тревел-менеджер +Доступ в онлайн кабинет + Документы под ГОЗ

Персональный тревел-менеджер OSDY

Взял на себя поиск отелей/квартир и подбор авиа и ж/д билетов в по любым направлениям

Оперативная поддержка в WhatsApp/Telegram и по E-mail

Результат: Освободили до 50% времени сотрудников от рутины

Онлайн кабинет OSDY

Онлайн доступ в систему для административного отдела АО «Мовен» для самостоятельного подбора и оформления авиа, ж/д билетов и отелей

Автозаполнение паспортных данных и мильных карт

Результат: активирован удобный инструмент для самостоятельного оформления услуг в режиме онлайн

Прямые контракты с отелями и апартаментами

Заключили множество прямых контрактов с отелями и апартаментами в местах частых командировок заказчика

Получили минимальную цену на размещение сотрудников

Результат: 100% обеспечение жильём в рамках лимитов

Документация для ГОЗ

Акты с номерами ИГК: Все закрывающие документы содержат привязку к госконтракту

Единый стандарт OSDY, согласованный с бухгалтерией клиента

Результат: Исключены претензии по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Финансовая модель «Депозит + Акты»

Предоплата на депозит → акты после каждой поездки в ЭДО

Результат: Прозрачный контроль бюджета

Над проектом работают

Алексей Осадчий

Директор. Контроль исполнения договора

Надежда Бухалова

Тревел-менеджер. Бронирование и управление заказами

Азарова Анастасия

Бухгалтер. Контроль ИГК в документах, отчетность, проверка, согласование с клиентом, контроль платежной дисциплины с поставщиками

Назарбекова Татьяна

Ведущий бухгалтер. Комплексный контроль отчетности и документооборота

Результат: Более 2-х лет успешного сотрудничества

>400

Командировок оформлено без сбоев

В 2 раза

Сократилось время на организацию одной командировки

Экономия до 50% времени

На обработке документов по командировкам благодаря их правильности и полноте

Исключены риски

Потери документов, ошибки в реквизитах/суммах, просрочки отчетности перед бухгалтерией.

Финансовая дисциплина

Точный график платежей и документооборота

Диана Клочкова, секретарь АО «МОВЕН»

«С вашей организацией всё стало гораздо удобнее и проще, потому что есть менеджер, который всегда может помочь и найти то или иное жилье в любое время суток. И ваша организация может предоставить несколько вариантов для размещения командируемых в гостинице либо в квартире, что очень хорошо. Удобно, что всегда есть отчетность в бухгалтерии и командируемым мы предоставляем только готовый ваучер и билет, ничего лишнего. Очень благодарны за вашу работу, надеемся на дальнейшее сотрудничество.»