Упростили командировки бригад и работу с документами по ГОЗ
Как OSDY помогает производителю климатического оборудования оформлять поездки сотрудников по России, подбирать размещение и готовить документы с учетом требований ГОЗ
АО «МОВЕН»
Республика Марий Эл, г. Волжск. Производитель климатического оборудования для гражданских проектов и заказов с требованиями ГОЗ. Регулярные командировки сотрудников и бригад по России.
Было
Ручной поиск размещения и билетов: Сотрудники сами искали гостиницы, квартиры, авиа и ЖД-билеты
Проблемы с отчётностью для ГОЗ: Номера ИГК не указывались в документах
Разные способы оплаты: Для оплаты услуг приходилось использовать наличные, отдельные договоренности или прямые контакты с объектами размещения
Стало
Тревел-менеджер и онлайн-кабинет OSDY: Подбор и оформление билетов, размещения и поддержка по e-mail и телефону
Документы с ИГК: Закрывающие документы единого стандарта с привязкой к госконтракту
Оплата по одному договору: Услуги оформляются через OSDY по безналичному расчету и согласованным условиям
С чем нужно было помочь: размещение, билеты, стандартизация оплат и документы по ГОЗ
Командировки сотрудников и бригад требовали много ручной работы: нужно было искать размещение, оформлять билеты, согласовывать оплату и получать закрывающие документы с учетом требований ГОЗ.
1. Размещение и билеты: сотрудники тратили время на поиск жилья, авиа и ЖД-билетов для командировок по России
2. Оплата услуг: часть задач требовала отдельных согласований по оплате и работе с объектами размещения
3. Документы по ГОЗ: закрывающие документы нужно было готовить с номерами ИГК и в формате, согласованном с бухгалтерией клиента
Наше решение: тревел-менеджер, онлайн-кабинет, размещение и документы с ИГК
Персональный тревел-менеджер OSDY
Помогает подбирать отели, квартиры, авиа и ЖД-билеты по стандартным и нестандартным направлениям
Поддержка по e-mail и телефону
Результат: Сотрудники меньше времени тратят на самостоятельный поиск и ручную координацию поездок
Онлайн кабинет OSDY
Онлайн-доступ в систему для административного отдела АО «МОВЕН»: самостоятельный подбор и оформление авиа, ЖД-билетов и отелей
Автозаполнение данных сотрудников
Результат: Типовые поездки можно оформлять быстрее и по единому порядку
Размещение рядом с нужной локацией
Если нужного размещения нет в онлайн-каналах, связываемся с объектом напрямую и при возможности оформляем размещение по прямому договору
Подбираем варианты с учетом лимитов, сроков проживания и задач командировки
Результат: У клиента появляется больше вариантов размещения для сотрудников
Документация для ГОЗ
Документы с номерами ИГК: Закрывающие документы готовятся с привязкой к госконтракту
Единый стандарт OSDY, согласованный с бухгалтерией клиента
Результат: Бухгалтерии проще готовить отчетность по проектам с требованиями ГОЗ
Финансовая модель «Депозит + акты»
Предоплата на депозит, акты после каждой поездки и обмен документами через ЭДО
Результат: Понятный порядок расчетов и документов для бухгалтерии
Над проектом работают
Алексей Осадчий
Генеральный директор. Контроль исполнения договора
Надежда Бухалова
Тревел-менеджер. Бронирование и управление заказами
Азарова Анастасия
Бухгалтер. Предоставление документов с ИГК, сверки и порядок обмена документами с бухгалтерией клиента
Назарбекова Татьяна
Ведущий бухгалтер. Комплексный контроль отчетности и документооборота
Результат: более 2 лет сотрудничества
>400
Оформленных командировок
Меньше ручной работы
Тревел-менеджер и онлайн-кабинет помогают быстрее оформлять типовые поездки
Документы с учетом ИГК
Закрывающие документы готовятся с учетом требований к проектам по ГОЗ
Больше вариантов размещения
Подбираем гостиницы, квартиры и другие варианты рядом с нужными локациями
Понятный порядок расчетов
Согласованные условия оплаты и документооборота
«С вашей организацией всё стало гораздо удобнее и проще, потому что есть менеджер, который всегда может помочь и найти то или иное жилье в любое время суток. И ваша организация может предоставить несколько вариантов для размещения командируемых в гостинице либо в квартире, что очень хорошо.
Удобно, что всегда есть отчетность в бухгалтерии и командируемым мы предоставляем только готовый ваучер и билет, ничего лишнего.
Очень благодарны за вашу работу, надеемся на дальнейшее сотрудничество.»
Рекомендательное письмо
А. Б. Беляков
АО «МОВЕН» выражает признательность компании ООО «ОСДИ» в лице генерального директора Осадчего Алексея Николаевича за успешное сотрудничество. Отдельное спасибо менеджерам ООО «ОСДИ» Бухаловой Надежде и Азаровой Анастасии за их отличную работу. За весь период взаимодействия Ваше агентство продемонстрировало высокий профессионализм и способность оперативно решать наши запросы, предоставляя различные варианты для командировок и готовность помочь в любых возникающих вопросах. Надеемся на дальнейшее сотрудничество на таком же высоком уровне.
