Стандартизировали оплату, деловые поездки и организацию мероприятий
Как OSDY помогает электротехнической компании работать с командировками, документами, оплатой и деловыми мероприятиями в едином порядке
Группа компаний «Таврида Электрик»
Центральный офис группы компаний «Таврида Электрик». Более 5 лет сотрудничества с OSDY. Основные запросы: регулярные командировки сотрудников по России и за рубежом, а также организация стратегических сессий и небольших мероприятий.
Было
Разные способы оплаты: Оплаты корпоративными картами и безналичным расчетом разным поставщикам усложняли финансовый контроль и документооборот
Разрозненный сервис: Организация командировок и мероприятий требовала взаимодействия с разными подрядчиками
Сложности с мероприятиями: Для стратегических сессий нужно было координировать отели, транспорт, питание, оборудование и другие услуги
Ручная работа с документами: Акты, счета и другие закрывающие документы от разных поставщиков приходилось собирать и проверять отдельно
Стало
Единый порядок оплаты: Еженедельная оплата по одному договору с согласованными условиями. Бюджетный контроль и документы стали проще для административной команды
Единый ответственный партнер: Персональный тревел-менеджер OSDY, онлайн-кабинет для бронирования и помощь с организацией мероприятий
Организация мероприятий: Помощь с подбором локаций, размещением, трансферами, питанием, оборудованием и другими задачами
Документооборот в согласованном формате: Единый комплект документов, согласованный с бухгалтерией, и передача по оговоренному графику
Что нужно было упорядочить: оплату, документы, поездки и мероприятия
Центральному офису «Таврида Электрик» был нужен единый порядок работы с поездками, оплатой, документами и мероприятиями
1. Финансовые условия: Нужно было согласовать удобный порядок оплаты, бюджетного контроля и документооборота
2. Нагрузка на АХО: Организация командировок и мероприятий требовала много ручной координации
3. Организация событий: Для стратегических сессий нужно было объединять проживание групп, трансферы, залы, оборудование, питание и отчетность
4. Поддержка сотрудников: Нужна была помощь по поездкам, изменениям и нестандартным ситуациям
Наше решение: еженедельная оплата, единый комплект документов, онлайн-кабинет, тревел-менеджер и помощь с мероприятиями
Согласованная финансовая модель
Еженедельные платежи: Согласованный график платежей для «Таврида Электрик»
Условия оплаты: Порядок расчетов фиксируется в договоре и согласуется с клиентом
Результат: Бухгалтерии и административной команде проще контролировать платежи и документы
Онлайн-кабинет OSDY для самостоятельного бронирования
Сотрудники административного отдела могут самостоятельно бронировать авиа, ЖД, отели и трансферы
Автозаполнение данных
Результат: Типовые поездки оформляются быстрее и по единому порядку
Персональный тревел-менеджер OSDY
Единая точка контакта для всех вопросов по командировкам
Поддержка по e-mail и телефону
Бронирование сложных или срочных маршрутов менеджером
Результат: АХО меньше времени тратит на ручную координацию поездок
Помощь с организацией мероприятий
Организация мероприятий до 50 человек: Подбор отелей для групп, трансферы, конференц-залы, оборудование, питание и брендирование
Учет требований клиента: Работа по согласованным критериям для деловых мероприятий
Единая точка контакта: Координация поставщиков со стороны OSDY
Результат: АХО получает помощь в организации мероприятий и меньше занимается разрозненной координацией
Над проектом работают
Алексей Осадчий
Генеральный директор. Контроль исполнения договора
Зырянова Варвара
Тревел-менеджер. Бронирование услуг, оперативная поддержка
Евгения Михайлова
Тревел-менеджер. Организация стратегических сессий и мероприятий
Азарова Анастасия
Бухгалтер. Документооборот, отчетность, контроль оплат поставщикам
Назарбекова Татьяна
Ведущий бухгалтер. Комплексный контроль отчетности и документооборота
Результат: 5+ лет сотрудничества
500+
Организованных командировок
Меньше ручной работы
Онлайн-кабинет и поддержка менеджера помогают быстрее оформлять типовые поездки
Стратегические сессии
Регулярная организация стратегических сессий и мероприятий
Поддержка сотрудников
Для командированных сотрудников по всему миру
Понятный порядок расчетов
Еженедельные платежи и согласованные условия оплаты помогают бухгалтерии планировать расходы и работать с документами в едином порядке
«Таврида Электрик выражает благодарность компании OSDY за плодотворное и эффективное сотрудничество. Ваша компания является для нас надежным партнером уже более 5-ти лет в области организации командировок и деловых мероприятий, помогает нашим сотрудникам комфортно ездить в командировки, не испытывая никаких проблем в любой точке мира.
У Вас отличная команда профессионалов, которые на связи 24/7 и готовы оперативно помочь в решении любых возникающих вопросов. Желаем Вашей компании дальнейшего процветания и надеемся на дальнейшее долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество.»
Рекомендательное письмо
Сигаева Н.Н
Настоящим Таврида Электрик выражает благодарность компании ОСДИ, в лице Генерального директора Осадчего Алексея Николаевича, за плодотворное и эффективное сотрудничество. Ваша компания является для нас надежным партнером уже более 5-ти лет в области организации командировок и деловых мероприятий, помогает нашим сотрудникам комфортно ездить в командировки, не испытывая никаких проблем в любой точке мира. У Вас отличная команда профессионалов, которые на связи 24/7 и готовы оперативно помочь в решении любых возникающих вопросов. Желаем Вашей компании дальнейшего процветания и надеемся на дальнейшее долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество. Смело рекомендуем Вашу компанию, как квалифицированного, добросовестного бизнес партнера.
