Организация командировки в 2023 году: основные шаги

Командировка - деловая поездка по рабочим делам за счет работодателя - требует подготовки, оформления, составления отчетности. Что нужно, чтобы организовать ее правильно?

Как подготовиться

Все самое важное о командировках зафиксировано в Трудовом кодексе РФ. Но каждая компания может составить локальный акт, и прописать в нем:

• Задачи командировок;
• Каких сотрудников и в каких случаях отправлять;
• Размер суточных для разных типов сотрудников;
• Коридор стоимости гостиниц;
• Виды дополнительных оплачиваемых расходов (такси по городу, деловые ланчи и т.п.).

И другие тонкости, необходимые в каждом конкретном случае.

Важно
Работа бортпроводника и курьера командировкой не считается. Как говорят, наш дом - дорога.

Кого нельзя отправлять

По трудовому законодательству есть категории сотрудников, которых можно отправить в деловую поездку только с их письменного согласия:

• Сотрудники в отпуске или на больничном по уходу за членами семьи;
• Мамы детей до 3 лет;
• Одинокие мамы, отцы или другие опекуны детей до 14 лет. Или не одинокие, но если второй родитель работает вахтовым методом;
• Родители детей с ограниченными возможностями здоровья;
• Родители, у которых трое или больше детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14;
• Кандидатов в депутаты в период выборов тоже нельзя отправлять в командировку без письменного согласия.

А вот беременную женщину отправить в командировку нельзя, даже если она сама туда очень хочет. Сотрудника с ограниченными возможностями здоровья можно отправить только туда, где будут созданы все условия для его жизни, работы и передвижений.
Несовершеннолетних можно командировать  только спортсменов и творческих работников, на соревнования или концерты. Учеников - лишь если это связано с ученичеством.

Что оформить

Командировка начинается со служебной записки, для согласования поездки и сопутствующих трат. Обычно составляется руководителем и подписывается высшим начальством. В документе прописывают: ФИО командированного, цели, сроки.

Дальше - заявление на аванс для покупки билетов, оплаты гостиницы, суточных.

Следом идет приказ о командировке. В свободной форме или в форме Т-9 (ссылка ) или Т-9а (если отправляют нескольких сотрудников). В приказе пишут: ФИО сотрудника, должность, подразделение; место назначения; даты; цели; кто оплачивает.
Раньше нужно было оформить также служебное задание и командировочное удостоверение, в котором проставлялся штамп по месту прибытия. Но постановление Правительства РФ № 1595  сделало это необязательным.

Как забронировать гостиницу и купить билеты

Используют разные схемы:

• Билеты и гостиницу бронируют сами команидрованные;
• Все закупает сотрудник компании, организующий командировки;
• Авиабилеты для организации, ж/д билеты и гостиницу бронирует бизнес тревел агентство, и они оплачиваются с корпоративного счета.

Билеты покупаются непосредственно на поезд и самолет. Дорога до аэропорта и вокзала оплачивается отдельно только если это прописано в локальном акте. Подробнее - в статье “Какой проезд оплачивать обязательно?”

При выборе гостиницы важно учитывать коридор стоимости, локацию и качество отеля. Подробней - в статье “Как выбрать номер сотруднику?”

Важно: пока длится командировка, нельзя уволить работника или лишить его среднего заработка.

Как выплачивать суточные

Суточные - авансовая выплата, которая перечисляется заранее на зарплатную карту или выдается наличными в кассе. Это деньги на дополнительные расходы: питание, и т.п. Если командировка длится один день, и сотрудник ночевал дома, то суточные не платят. Подробнее - в статье “Расчет суточных: как правильно?".

Когда провожать

Первым и последним днем командировки считаются дни отъезда и приезда.  Точкой отбытия - офис компании. Приходить ли на работу в день отъезда и приезда, - решают внутри фирмы, здесь все зависит от ее правил, задач и конкретной ситуации.

Как отчитаться

Главная задача командированного в ходе поездки (кроме выполнения служебных поручений) — сохранять билеты, посадочные талоны, чеки, все документы, подтверждающие расходы на жилье и транспорт.

Расходы на жилье подтверждают:

• Распечатка брони гостиницы или ваучера, чек об оплате или счет-фактура;
• Договор о найме жилого помещения (если сотрудник снимал квартиру).

Расходы на транспорт подтверждают:

• Распечатка электронного билета и электронные чеки (при покупке онлайн). Если чеков два, то нужны оба (на билет и на сервисный сбор);
• Распечатанная маршрутная квитанция и посадочный талон со штампом о досмотре, при путешествии на самолете;
• Билеты на общественный транспорт, чеки за каршеринг и такси, если этот трансфер оплачивает работодатель;
• Чеки из ресторанов или за покупки, если работодатель оплачивает деловые ужины или другие расходы.

Если билеты или чеки утеряны, пишется служебная записка, подтверждающая, что траты были.

После возвращения командированный отчитывается о тратах в течение трех рабочих дней. Для этого есть стандартная форма авансового отчета, но компания может разработать свою форму.

Как правило, на лицевой стороне отчета указаны:

• реквизиты организации;
• номер документа;
• ФИО, должность сотрудника;
• сумма аванса;
• объем реальных расходов;
• остаток или перерасход.

На оборотной стороне - таблица, в которой отмечают:

• сумму выданного аванса;
• сумму потраченных средств;
• наличие остатка или, наоборот, перерасход средств;
• номера счетов и субсчетов, по которым проводятся расходы.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают расходы: билеты, кассовые чеки, и т.п, и прикрепляет их к отчету.  И подписывает документ как подотчетное лицо. После проверки отчет также подписывают: бухгалтер, главный бухгалтер, руководитель компании.

Как сделать проще

Есть и более простой способ собрать все необходимые документы. ‌‌Если вы организуете командировки через компанию OSDY, мы предоставим все документы: бланки авиа/жд билетов, ваучеры на проживание в отеле, на трансфер. А также полный набор закрывающих документов для бухгалтерии: счета и акты с подробным указанием оформленных услуг и данных сотрудников. Мы отправляем оригиналы документов через ЭДО или бумажные варианты почтой/курьером. Командировки можно оплачивать полностью по безналичному расчету, и с отсрочкой платежа.

Проконсультироваться по списку закрывающих документов можно, написав нам на почту welcome@osdy.ru.

!Статья носит  исключительно информационный характер
Автор: Юлия Гладова

Читайте также:

Командированный сотрудник попал в ДТП: что делать?