Система Бронирования

Модули бронирования

Самостоятельно закажите услуги в одном окне: авиабилеты, ж/д билеты, гостиницы.

Авиа

Гостиницы

ЖД

Воспользуйтесь окном «Заказ услуги»: вы пишете заявку в свободной форме, а наши сотрудники все оформят самостоятельно.

Профайлы пассажиров

Создавайте, храните, изменяйте профайлы пассажиров.

В профайлах содержится информация о пассажире: ФИО, дата рождения, паспортные данные, контактные данные, номера бонусных карт. Возможны: внутренние коды департамента, табельные номера, расчетные центры. Подробнее об этих настройках в отдельном разделе.

Заполнить можно:

Вручную.
При создании заказа.
Импорт с помощью таблицы, все пользователи за один раз.
Посредством сервисов API.

При выборе пассажира система автоматически вносит в заказ все персональные данные.

Модуль управления командировками и заказами

Управляйте заказом в разделах «Командировки» и «Заказы»:

Скриншот пунктов меню Командировки и Заказы

Командировки — аналог папки, в которой сгруппированы услуги.

Номер командировки
Список заказанных для нее услуг
Заказчик (наименование юридического лица)
Город командировки
Название командировки
Пассажиры
Стоимость

Доступны фильтры поиска по:

Номеру командировки
Номеру заказа в командировке
Номеру брони заказа в командировке
Пассажиру
Названию командировки
Периоду создания
Периоду поездки
Контрагент (заказчик)
Направление

Заказы — это общий список заказанных услуг.

Номер заказа
Кнопка выгрузки документов к заказу (ваучеры, билеты)
Статус заказа
Ссылка на командировку, к которой привязан заказ
Информация по заказу
Заказчик (наименование юридического лица)
Исполнитель
Стоимость

Доступны фильтры поиска по:

Периоду поездки
Периоду создания заказа
Заказчику
Типу услуги
Статусу заказа
Маршруту
Пассажиру
Номеру заказа или бронирования в заказе

Роли пользователей

Определяйте административные возможности и права сотрудников

Стандартные роли:

Тревел-менеджер. Может редактировать договор, создавать новые персоны и аккаунты, управляет всеми заказами.

Тревел-координатор. Может создавать и редактировать новые персоны, бронировать для них услуги, но не может создавать новые аккаунты и редактировать договор.

Селф-букер. Может редактировать только свой профиль и бронировать услуги только для себя.

Система позволяет создать неограниченное число дополнительных ролей со смешанными правами для уникальных задач.

Авторизация

Установите систему согласования командировки уполномоченными сотрудниками.

Когда пользователь создает наполненную всеми заказами командировку, он направляет ее на авторизацию своим руководителям или иным уполномоченным лицам, тоже пользователям системы.

В зависимости от установленных в компании правил, услуги могут оформляться:

без авторизации,
с авторизацией лишь при нарушении тревел-политики,
с авторизацией всех заявок без исключения.

Все уполномоченные лица получают письмо с содержимым командировки, где отображается общая стоимость, детализация по типам услуг, кодам, информация об упущенной выгоде и т.д.

Подписант может авторизовать или отклонить командировку.

Система может быть настроена так, чтобы данные отправлялись нескольким уполномоченным лицам, но достаточно было подписи только одного из них.

Типы авторизации

Простая — пользователь самостоятельно выбирает, кому из авторизующих лиц направить заявку на согласование.

Сложная — система сама определяет, кому из авторизующих лиц направить заявку на согласование. Можно настроить автоматическую авторизацию для особых случаев, например, если один из пассажиров — VIP-лицо компании.

Тревел-политика

Настройте автоматическое соблюдение тревел-политики

Тревел-политика — это свод правил и ограничений на оформление командировочных услуг для разных категорий сотрудников. Ее цель —экономия бюджета компании. Нарушение тревел-политики может служить критерием для одобрения или отклонения командировки сотрудника.

В системе предусмотрены настройки тревел-политики для трех основных услуг. Можно регулировать доступные пользователям:

Авиабилеты

классы бронирования и маршруты, на которых они разрешены;
отклонение стоимости выбранного перелета от минимальной цены направления;
лимиты по конкретным маршрутам;
запрещенные для перелетов дни;
максимальное количество стыковок;
запрет на рейсы той или иной авиакомпании;
рекомендуемое время вылета рейсов;
запрещенные или разрешенные направления;
глубина продаж (минимальное количество дней между датой бронирования и вылетом).

Гостиницы

лимиты по направлениям;
звездность;
запрет номеров с питанием или без;
запрещенные гостиницы;
запрещенные для проживания дни;
глубина продаж (минимальное количество дней между датой заказа и заездом).

ЖД билеты

разрешенные маршруты;
ограничение на стоимость поездки;
ограничение на продолжительность поездки.
разрешенные типы поездов;
разрешенные типы вагонов;
запрещенные для поездок дни;
глубина продаж (минимальное количество дней между датой заказа и отправлением).

Наша система бронирования позволяет применять тревел-политику на трех уровнях:

На уровне договора (тревел-политика применяется ко всем пассажирам компании).

На уровне департамента (тревел-политика применяется для всех пассажиров, привязанных к отдельным департаментам).

На уровне пассажира (применяется только для конкретного пассажира).

Чем уже применение тревел-политики, тем более высокий приоритет она имеет. Количество тревел-политик не ограничено, но применяется всегда только одна к одному пассажиру.

Пример:

В командировке 4 пассажира из одного департамента: генеральный директор, представитель VIP-департамента и два рядовых сотрудника, которые летят вместе со своими директорами.

Тревел-политика применяется следующим образом: генеральный директор получит свою персональную тревел-политику, рядовые сотрудники поедут по той политике, которая настроена как основная, а представитель VIP-департамента поедет по тревел-политике, привязанной к его департаменту.

Коды

Используйте коды для более точных настроек

Коды — дополнительные данные о пассажире, которые нужны для настройки договора в системе. С помощью кодов можно указать департамент пассажира, табельный номер, кост-центр и другое. Коды используются системой для настроек договора и тревел-политик. Виды кодов:

1) По типу привязки к объектам:

персонифицированные, например: ИНН сотрудника, его СНИЛС или табельный номер;
неперсонифицированные, например: код департамента.

2) По признаку постоянства:

постоянные — привязаны к персонам или наследуемые от структурного подразделения.
изменяемые — не привязаны к персонам и могут изменяться от заказа к заказу.

Также в системе существует системные коды. Они добавляются в заказ только при нарушении тревел-политики. На основании этих кодов выбираются уполномоченные лица для авторизации командировки.

Гибкие настройки позволяют завести в систему с помощью кодов практически все возможные схемы работы.

Почтовые уведомления

Настройте почтовые уведомления

Уведомления пользователей приходят внутри интерфейса и на электронную почту. Возможны следующие виды уведомлений:

Статусные уведомления. Направляются заинтересованным лицам при смене статусов заказов.
Уведомления о новых сообщениях в заказах и командировках.
Системные сообщения. Формируются автоматически на важных этапах. Например, когда добавляется новый пользователь, создано очередное задание, заказ сформирован или задержан у поставщика.

Дополнительные сервисы

Оптимизируйте работу с помощью дополнительных сервисов

Дополнительные клиентские сервисы — это особые сервисы, которые не входят в число основных услуг, но могут значительно улучшить и оптимизировать работу в системе.

Дополнительные сервисы могут быть созданы индивидуально по вашему техническому заданию, или вы можете подключать уже имеющиеся в системе. Условия предоставления дополнительных сервисов обсуждаются индивидуально.

Некоторые из дополнительных сервисов:

Индивидуальное оформление системы бронирования

Логотип клиента, фоновые картинки, фирменные цвета, отдельный домен компании (например travel.mycompany.ru). Данная функция подходит тем, кто хочет использовать фирменное оформление своей компании в системе.

Автопоиск выгодного билета

Помогает приобрести билеты по более выгодной цене. Система бронирует перелет, но не оформляет билеты, при этом автоматически ищет более дешевые предложения. В случае, когда они находятся, меняет бронь. Пользователь получит на почту уведомление, что его заказ был переоформлен на более дешевый. По анализу OSDY, система помогает экономить до 30% на перелетах.

Оформление авиабилета перед истечением тайм-лимита бронирования

Производит выписку заказа в статусе «Готов к оформлению» за 5 минут до истечения таймлимита.

Автоотмена гостиничного заказа до наступления штрафов

Автоматически отменяет бронирование отеля до наступления штрафных санкций, если статус командировки отличается от «Выполнена».

Сравнение стоимости авиа и ж/д билетов

Сервис позволяет сравнивать стоимость авиабилетов и билетов на поезд по выбранному маршруту

Приоритетные отели

Маркирует выбранные гостиницы в результатах поиска. Также приоритетные отели находятся вверху общего списка независимо от их стоимости.

Корпоративный рейтинг отелей

Позволяет сотрудникам компании вести внутренний рейтинг отелей по аналогии с рейтингом отелей в TripAdvisor

Настройка командировочных документов

Позволяет автоматически формировать командировочные документы в формате DOCX и PDF, например: авансовый отчёт, приказ, служебное задание и так далее. Вы можете добавить и настроить любые документы, которые требуются вашей организации для отчётности по поездке.

Шаблоны поездок

Позволяет автоматизировать процесс бронирования типовых поездок вашей компании за счет формирования специальных шаблонов.

Уведомление пассажиров

Отправляет уведомления о ключевых моментах командировки всем пассажирам после того, как командировка переходит в статус «Оформлена». В уведомления добавляются файлы билетов и ваучеров.

Управление визами сотрудников

Позволяет вносить и редактировать данные по визам сотрудников. При подключении данного сервиса на главной странице отображается файл с визами сотрудников, срок действия которых истекает.

Авторизация командировок

Сервис позволяет настроить многоуровневую авторизацию командировок на основании бюджетных и структурных кодов.

Заместитель для авторизации

Позволяет настроить замещение по функции авторизации на определенный период времени.

Документы для авторизации

Позволяет сформировать настраиваемую форму, которую необходимо заполнить инициатору перед тем, как его командировка будет отправлена на авторизацию. По результату заполнения формы сформируется документ, который будет добавлен в командировку и будет доступен инициатору, пассажирам и авторизующим лицам. Это может быть внутренняя форма запроса, приказ или иной документ.

Календарь поездок

Формирует диаграмму Ганта, позволяющую отслеживать пересечения поездок сотрудников.

Контроль дублей

При создании заказа проверяет, что пассажиры заказа не являются участниками существующих командировок в эти же даты.

План командировки

Предоставляет возможность внести в командировку дополнительные события, мероприятия, встречи.

Аэроэкспресс

Позволяет заказывать билеты на Аэроэкспресс как отдельную услугу или как кросс-селл к авиабилету с вылетом/прилетом из Москвы/в Москву.

Статистика, отчеты

Контролируйте процессы и составляйте отчеты

Система сохраняет все поездки и историю по ним. Позволяет выгрузить статистику в разрезах. Используется для анализа расхода командировочного бюджета, планировании расходов и анализа нарушений тревел-политики и упущенной выгоды.

Основные отчеты: