Организация командировок для ОЭК: кейс OSDY

Сократили время на организацию командировок и упростили работу административных служб и бухгалтерии

Как OSDY помогает крупной энергетической компании упорядочить командировки, закрывающие документы и взаимодействие с бухгалтерией

АО «ОЭК»

Одна из крупнейших компаний Москвы, занимающаяся передачей и распределением электроэнергии. Более 5000 сотрудников.

Было

Ручная работа: Специалист клиента сам связывался с отелями и перевозчиками, искал билеты

Разрозненные документы: Гостиницы могли задерживать акты, отправлять документы с ошибками, документы терялись или долго шли

Нет единого стандарта: Документы от разных поставщиков в разном формате

Множество разрозненных платежей и документов

Сложности с отчетностью: Невозможность своевременно отчитаться перед бухгалтерией

Стало

Персональный менеджер OSDY: Берет на себя весь процесс бронирования и организации

Документы в согласованном формате: Закрывающие документы проверяются и предоставляются по согласованному графику

Единый стандарт OSDY: Все акты и счета имеют одинаковую, согласованную бухгалтерией форму

1 платеж в месяц + единый комплект документов

Понятный документооборот: Бухгалтерии проще закрывать отчетность благодаря единому порядку работы с документами и проектами

Ключевая проблема клиента: разрозненные документы и задержки

Ранее организация командировок в АО «ОЭК» была сопряжена с большими трудностями, особенно по части закрывающих документов

1. Ручной процесс: Специалист клиента тратил массу времени на прямые переговоры с отелями и перевозчиками

2. Проблемы с документами от поставщиков:

Гостиницы забывали отправлять акты выполненных работ/услуг
Присланные документы часто содержали ошибки (реквизиты, суммы, даты)
Бумажные документы терялись или долго шли почтой
Не было единой формы документов от разных поставщиков

Последствия: Невозможность своевременно и корректно отчитаться перед бухгалтерией компании, задержки в закрытии авансовых отчетов, риск финансовых потерь

Наше решение: персональный сервис и единый документооборот

Контроль закрывающих документов

Контроль документов: Бухгалтерия OSDY помогает получать и проверять документы от поставщиков

Единый стандарт OSDY: Счета и акты приводятся к единой форме, согласованной  с АО «ОЭК»

Согласованный график: Документы передаются по оговоренному с клиентом порядку

Результат: Бухгалтерия клиента получает комплект закрывающих документов в согласованном формате

Персональный тревел-менеджер OSDY

Полностью взял на себя поиск и бронирование билетов, отелей, трансферов

Стал единой точкой контакта для административных служб клиента, заменив прямые коммуникации с поставщиками

Результат: Сотрудникам и административной команде стало проще оформлять командировки

Финансовая оптимизация

Один платеж в месяц: Все услуги по всем командировкам оплачиваются одним платежом

Отсрочка платежа: Оплата происходит после получения и проверки полного пакета документов за месяц, согласно договору

Результат: Упрощение работы бухгалтерии и управление денежными потоками

Над проектом работают

Алексей Осадчий

Генеральный директор. Контроль исполнения договора

Надежда Бухалова

Тревел-менеджер. Бронирование и управление заказами

Азарова Анастасия

Бухгалтер. Формирование, проверка документов, согласование с клиентом, контроль платежей

Назарбекова Татьяна

Ведущий бухгалтер. Комплексный контроль отчетности и документооборота

Результат: более 3 лет сотрудничества

>500

Оформленных командировок

До 50% времени

Сократилось время на организацию одной командировки

Финансовая дисциплина

Точный график платежей и документооборота

До 50% времени

Сократилось время на обработку документов по командировкам благодаря их полноте, правильности и единому формату

Меньше ручных рисков

Меньше потерь документов, ошибок в реквизитах и задержек в отчетности перед бухгалтерией

Пирязева Дарья, начальник протокольного отдела АО «ОЭК»

«Главная проблема была в документах от отелей: то их нет, то с ошибками, то потерялись. Из-за этого страдала отчетность. OSDY взяли этот процесс под свой контроль. Теперь мы получаем полный пакет идеальных документов точно в срок одним файлом. И знаем, что в любой момент можем оперативно получить нужную информацию от персонального менеджера. Все это очень помогает в работе и делает процесс организации командировок эффективнее.»