Кейс ОЭК

Время на организацию командировки сократили в 2 раза, а бухгалтерия экономит 50% времени на документах

Как OSDY решили проблему с закрывающими документами и ускорили организацию командировок для крупной энергетической компании

АО «ОЭК»

Одна из крупнейших компаний Москвы, занимающаяся передачей и распределением электроэнергии. Более 5000 сотрудников.

Было

Ручная работа: Специалист клиента сам связывался с отелями и перевозчиками, искал билеты

Хаос с документами: Гостиницы забывали отправить акты, отправляли с ошибками, документы терялись, долго шли

Нет единого стандарта: Документы от разных поставщиков в разном формате

Множество разрозненных платежей и документов

Сложности с отчетностью: Невозможность своевременно отчитаться перед бухгалтерией

Стало

Персональный менеджер OSDY: Берет на себя весь процесс бронирования и организации

Идеальные документы в срок: Закрывающие документы единой формы, без ошибок, предоставляются строго по графику

Единый стандарт OSDY: Все акты и счета имеют одинаковую, согласованную бухгалтерией форму

1 платеж в месяц + единый комплект документов

Четкий документооборот: Возможность оперативной отчетности благодаря своевременным и правильным документам

Ключевая проблема клиента: бумажный хаос и задержки

Ранее организация командировок в АО «ОЭК» была сопряжена с большими трудностями, особенно по части закрывающих документов

1. Ручной процесс: Специалист клиента тратил массу времени на прямые переговоры с отелями и перевозчиками

2. Проблемы с документами от поставщиков:

Гостиницы забывали отправлять акты выполненных работ/услуг
Присланные документы часто содержали ошибки (реквизиты, суммы, даты)
Бумажные документы терялись или долго шли почтой
Не было единой формы документов от разных поставщиков

Последствия: Невозможность своевременно и корректно отчитаться перед бухгалтерией компании, задержки в закрытии авансовых отчетов, риск финансовых потерь

Наше решение: Персональный сервис + Идеальный документооборот

Гарантированное получение правильных документов

Контроль за поставщиками: Бухгалтерия OSDY берет на себя ответственность за своевременное получение правильных документов от отелей/перевозчиков

Единый стандарт OSDY: Все документы (счета, акты) приводятся к единой, корректной форме, согласованной  с АО «ОЭК»

Соблюдение сроков: Документы предоставляются строго в оговоренные сроки

Результат: Бухгалтерия клиента получает полный комплект правильно оформленных документов в срок

Персональный тревел-менеджер OSDY

Полностью взял на себя поиск и бронирование билетов, отелей, трансферов

Стал единой точкой контакта для сотрудника клиента, заменив его прямые коммуникации с поставщиками

Результат: Процесс бронирования стал быстрее и надежнее

Финансовая оптимизация

Один платеж в месяц: Все услуги по всем командировкам оплачиваются одним платежом

Отсрочка платежа: Оплата происходит после получения и проверки полного пакета документов за месяц, согласно договору

Результат: Упрощение работы бухгалтерии и управление денежными потоками

Над проектом работают

Алексей Осадчий

Директор. Контроль исполнения договора

Надежда Бухалова

Тревел-менеджер. Бронирование и управление заказами

Азарова Анастасия

Бухгалтер. Формирование, проверка документов, согласование с клиентом, контроль платежей

Назарбекова Татьяна

Ведущий бухгалтер. Комплексный контроль отчетности и документооборота

Результат: Более 3-х лет эффективного сотрудничества

>500

Командировок оформлено без сбоев

До 50% времени

Сократилось время на организацию одной командировки

Финансовая дисциплина

Точный график платежей и документооборота

До 50% времени

Сократилось время на обработку документов по командировкам благодаря их полноте, правильности и единому формату

Исключены риски

Потери документов, ошибки в реквизитах/суммах, просрочки отчетности перед бухгалтерией

Пирязева Дарья, начальник протокольного отдела АО «ОЭК»

«Главная проблема была в документах от отелей: то их нет, то с ошибками, то потерялись. Из-за этого страдала отчетность. OSDY взяли этот процесс под свой контроль. Теперь мы получаем полный пакет идеальных документов точно в срок одним файлом. И знаем, что в любой момент можем оперативно получить нужную информацию от персонального менеджера. Все это очень помогает в работе и делает процесс организации командировок эффективнее.»