6 способов сэкономить на командировках
ВВЕДЕНИЕ
Когда речь идет о командировках, у каждой компании свои задачи. Кто-то лишь выполняет некое условие контракта и должен просто доставить сотрудников из точки А в точку Б, например, самолетом и желательно за минимальные деньги. Другая компания хочет, чтобы ее сотрудники летали комфортным способом, жили в хороших отелях, качественно питались и были обеспечены транспортом. И, чем выше ранг сотрудника, тем меньше ограничений и по условиям, и по затратам. Но, какие бы бюджеты бизнес ни выделял на командировки, одна из его постоянных целей — это всегда оптимизировать свои затраты, т. е. экономить.
В этом документе мы с вами разберем основные способы, как можно сэкономить на командировках и с учетом ограничений, и без них. Сэкономленное время сотрудников я буду также считать за экономию денег.
Эта информация полезна для всех, кто работает прямо или косвенно с организацией командировок: для секретарей, офис-менеджеров, АХО, HRD, тревел-специалистов в компаниях, бухгалтеров, финансовых отделов и первых лиц. В рассылке я буду рассказывать про ускорение процесса организации, что важно исполнителям, а также про экономию бюджета, в которой заинтересованы владельцы компаний.
Детали каждого из вариантов экономии я буду присылать вам раз в две недели в рассылке на эл.почту.Эффективные способы экономии бюджета в большей степени зависят от готовности компании на эту экономию пойти. Готова ли ваша компания ограничить выбор услуг для своих командировочных сотрудников? Готова ли сократить их уровень комфорта в поездках? И готова ли пойти на обновление самих принципов работы с командировками?
Подписаться на нашу рассылку можно тут: www.osdy.ru/6way
СОВЕТ 1 — БЕЗНАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ
При оплате командировок наличными деньгами вы сталкиваетесь со следующими проблемами:
- Выдача наличных — времязатратный процесс
Среднее время на оформление документов для выплаты денег одному сотруднику — от 30 мин до 1 часа. - Корректное заполнение авансового отчета по возвращению
Занимает от 1 часа. Дополнительная трата времени и сотрудника, и бухгалтера на сверку всех документов. Также регулярно теряются отчетные документы, как сотрудниками, так и бухгалтерией. - Подозрение сотрудников в подделке отчетных документов
Известно, что чеки за отели и транспорт легко подделать, чем пользуются недобросовестные сотрудники. Двойная проблема: они раздувают командировочный бюджет и ставят под удар компанию (возможен штраф предприятию при проверке налоговой). - Невозможность гибкой настройки и исполнения тревел-политики
Об этом детально позже.
Из плюсов: сотрудники не зависят от компании и сами оформляют все, что им нужно, но и при безналичной оплате этот плюс просто учесть, об этом также расскажу позже. Однако для компании это минус т.к. не все, что удобно и выгодно сотрудникам, не всегда выгодно вашему бизнесу.
Безналичный расчет — когда все командировочные расходы (кроме суточных) вы оплачиваете банковским переводом через бухгалтерию. Оплата может идти либо поставщику услуг (система бронирования, агентство) либо напрямую конечному исполнителю (авиакомпания, жд, отели, визовые центры и другим).
При безналичной оплате сотрудники не занимаются организацией поездки, сбором документов и оплатами, они только получают ваучеры и едут в командировку. Весь процесс оплаты их командировки контролируете вы, соответственно вероятность потери денег или криво оформленных документов сводится к минимуму.
В следующих главах расскажу о возможных механиках, как оплату по безналу сделать быстрой и удобной и административным сотрудникам, и бухгалтерии.
СОВЕТ 2 — ПЕРЕВОДИТЬ ДЕНЬГИ НАПРЯМУЮ ИЛИ ЧЕРЕЗ ПОСРЕДНИКА
Представим, что в вашей компании принято решение все оплачивать по безналичному расчету. Что теперь? Как сделать процесс эффективным с учетом всех операционных особенностей вашей компании?
Вариант 1. Вы назначаете ответственного за организацию всех поездок компании — отдел или сотрудника
По запросам от коллег он закупает своими силами все услуги и передает все счета от поставщиков в бухгалтерию.
Билеты нужно оплачивать моментально — поэтому деньги всегда нужны сразу. Но бухгалтерия часто не может быстро проводить платежи, а для многих крупных компаний, как частных, так и государственных, сделать платеж на большую сумму денег без тендера и заключения договора вообще невозможно.
Есть проблемы и с отелями. Как их оплачивать: через «Букинг» или делать прямые бронирования? Возможен вариант выдавать вашему “отделу командирования” корпоративную бизнес-карту для быстрых платежей в интернете. Но она есть не во всех компаниях, да и далее собирать отчеты со всех источников очень долго и неудобно.
Администраторам всегда важно иметь возможность быстро выполнять любые операции, как для организации командировки, так и в ходе поездки.
Если командировку пришлось сократить, отменить или продлить, то как вернуть деньги за непрожитые сутки? Это только базовые проблемы, не говоря об организации трансферов, визовой поддержке и других. Когда отдел командирования находится в рамках крупной компании со сложными внутренними правилами, чаще всего прибегают к помощи тревел-партнеров, чтобы быстро организовывать любые командировки.
Вариант 2. Заключить договор с единым тревел-оператором, который специализируется на деловом туризме
Такие компании, как наша, предоставляют весь комплекс услуг по одному договору с удобной формой оплаты и возможностью оформить депозит или отсрочку платежа. Таким образом вам заранее известно финансирование заказов и бухгалтерия планово оплачивает группу счетов или один консолидированный счет.
Далее, как правило, вам назначают персонального менеджера или группу менеджеров, и вы получаете доступ в специализированную систему бронирования для заказа всех услуг в одном месте онлайн. Все операции в системе совершаются моментально — за пару минут вы сможете купить, обменять, сдать, изменить заказ.
Организовывать командировки через тревел-оператора однозначно удобнее, поэтому это делает огромное число компаний. Цены на услуги (отели, билеты и другое) обычно такие же, как если вы будете покупать у поставщиков напрямую. Да, вы платите сервисные сборы агентству, но взамен вы получаете качественный сервис и отлаженную работу.
Мы работаем с 2016 года.
Наш сайт: www.osdy.ru
Отзывы тут: https://osdy.ru/otzyvy/
Эл.почта: welcome@osdy.ru
По всем вопросам связанными с командировками – пишите.
СОВЕТ 3 — ИСПОЛЬЗУЙ СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
У вышеописанных агентств есть личный кабинет, созданный специально для организации командировок. Вам выдают туда доступ, вы загружаете в него данные всех ваших сотрудников и настраиваете его с учетом тревел-политики конкретно вашей компании.
В одном онлайн-кабинете с удобной формой оплаты вы получаете и билеты, и отели, и трансферы и любые доп. услуги предоставляемые агентством, а также все закрывающие документы. Это самый современный и быстрый способ организовывать командировки.
Многие компании привыкли и любят работать с агентствами, которые обрабатывают все заявки офлайн через общение с менеджером по эл.почте. Это долго и неудобно.
Работа только через менеджера удобна лишь в тех случаях, когда у вас каждый заказ сложный. Например, постоянные выезды групп, командировки в закрытые города, мероприятия, сложные трансферы и другие нестандартные поездки. В этом случае удобнее отправлять заявки на эл. почту менеджеру, который комплексно будет отвечать за всю организацию.
СОВЕТ 4 — ЭКОНОМЬ ВРЕМЯ
Считаем время оптимистично:
— Написать заявку менеджеру (5 мин.)
— Менеджер читает заявку, подбирает варианты билетов, проживание и отправляет по эл.почте для согласования (5-15 мин)
— Выбор и утверждение вариантов ( от 5 мин до...). Максимальное время может быть очень долгим, внутри компании заказчика коллеги пересылают письма друг-другу, часто не подходит рейс, не подходит отель — вместо того, чтобы сразу в онлайн-кабинете выбрать нужный вариант и его выкупить.
— Оформление всех услуг менеджером агентства (5-15 мин.)
— Проверка оформленных услуг заказчиком (5 мин)
Итого 1-1,5 часа в лучшем случае.
В онлайн-кабинете вы сразу выбираете нужные услуги из всех доступных вариантов и нажимаете кнопку “Оформить”. Выбираете пассажиров или группу пассажиров и система оформляет сразу всё на всех, автоматически подгружая паспортные данные, мильные карты и другое. При этом система автоматически контролирует соблюдение лимитов по бюджету. Если кто-то захочет купить билет или забронировать отель выше положенной ему стоимости, он этого сделать не сможет.
Доступы в систему можно выдавать не только секретарям, офис-менеджерам и другим административным работникам, но и всем сотрудникам, кто регулярно отправляется в поездки. Они сами себе все покупают в рамках допустимых лимитов, а закрывающие документы автоматически уходят в бухгалтерию.
Видеообзоры нашей онлайн-системы и ее описание можно посмотреть по ссылке: https://osdy.ru/system/
СОВЕТ 5 — НАСТРОЙ ТРЕВЕЛ-ПОЛИТИКУ
Тревел-политика — это свод правил и ограничений по оформлению командировочных услуг для разных категорий сотрудников. Ее цель — экономия бюджета компании. Еще этот документ называют «положением о командировках», оформляется он в свободной форме. В большинстве компаний он выглядит примитивно, например: летать эконом классом, а жить не дороже 5 тысяч рублей/сутки.
Работая по безналу и со специальной онлайн-системой бронирования, у вас появляется возможность настроить тревел-политику детально: для разных департаментов, направлений и проектов — разные лимиты.
Очевидно, что в крупных городах стоимость проживания дороже, чем в мелких. Очевидно, что, например, в самом городе и в областных мелких городах стоимость на проживание может отличаться в разы с одним и тем же уровнем комфорта.
Очевидно, что стоимость перелета экономклассом в разных авиакомпаниях может отличаться до 50%, но сотрудники будут выбирать самый выгодный вариант для них, а не для компании.
Есть две проблемы:
1. Установить правильные лимиты по бюджетам.
2. Сделать так, чтобы эту тревел-политику не нарушали.
Идеальной тревел-политики не существует. Написать ее с первого раза также почти невозможно. Часто этот документ составляется месяцами, методом проб и ошибок. Для этого нужно постепенно собирать обратную связь от сотрудников, анализировать ваши поездки, учитывать возможности компании и в итоге определить приемлемое сочетание цены и комфорта для сотрудников в командировках.
Смотрите, какие настройки можно сделать в онлайн-кабинете у нас:
- Можно прописать, чтобы сотрудники могли летать самым дешевым билетом из доступных на момент поиска, а не только Аэрофлотом, потому что там копятся мили.
- Можно установить допустимое отклонение от минимального тарифа, например, на 30%. В таком случае сотрудники смогут покупать себе билеты не дороже 30% от самого дешевого билета по направлению.
Другие настройки детально будем разбирать в рассылке.
СОВЕТ 6 — СОБЛЮДАЙ ТРЕВЕЛ ПОЛИТИКУ
Вы написали тревел-политику, а как теперь ее соблюдать? В офлайн режиме, когда все документы на бумаге, администраторы должны постоянно сверять их вручную, что можно, а что нельзя покупать тому или иному сотруднику — соблюдать политику сложно. А, если в компании командировки регулярные и ежегодно на них уходят десятки и сотни миллионов рублей и больше, эта задача становится почти невыполнимой. Не грузите людей ненужной работой. С этой задачей отлично справится та самая онлайн-система.
Когда идет нарушение тревел-политики, система запрещает выкупать билет/услугу, она выдает ошибку и выделяет этот блок красным цветом, как на скриншоте:
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Экономия во многом зависит и от того, что у вас уже внедрено, и на что вы готовы пойти ради нее. Если все условия, перечисленные мною в этой статье, будут соблюдены, то возможно сэкономить до 30% командировочного бюджета. И это только начало. Более детально о том, как экономить на разных операциях, я буду рассказывать в нашей рассылке.
Темы писем рассылки:
Какие есть еще способы экономии на командировках?
• Как возвращать НДС от авиакомпаний и отелей?
• Как оформлять бонусные корпоративные программы между компанией авиакомпанией?
• Сколько вам помогут сэкономить трехсторонние договоры с авиакомпаниями и отелями?
• Как сэкономить на сервисных сборах агентства?
• Как получать гарантированные скидки от отелей?
• Как настроить тревел-политику?
На рассылку можно подписаться тут: http://osdy.ru/6ways
Далее вам на почту будут приходить письма раз в 14 дней, где я буду разбирать эффективные способы организации поездок и пути экономии на них, буду рассказывать, как организовывать командировки первым лицам, буду писать — про деловой туризм.
С уважением,
Алексей Осадчий, учредитель OSDY.RU
a.osadchiy@osdy.ru
