ТОП-5 качеств идеального секретаря

По мнению желаемых работодателей — крупных руководителей

У каждого крупного руководителя есть секретарь. Который знает, какой авиакомпанией летает босс, какие у него требования к гостинице, нужен ли ему роуминг или трансфер. Помимо командировок, в функционал такого сотрудника часто входит все, что окружает начальника — от документооборота до личных поручений. Мы подробно разузнали у пяти руководителей, каким они видят идеального секретаря. Руководители крупных предприятий и основатели стартапов рассказали, какого сотрудника они с радостью возьмут на эту должность. Оказалось, у топов в разных секторах — представление об идеальном секретаре на удивление схожи.

1. Внимательный и пунктуальный. Человек, который ничего не забывает, его тут ждут. Руководители отмечают, что им важно, чтобы секретарю можно было доверить свой график. Для этого нужен человек, который ничего не забывает и не путает. Внимательность и скорость работы, не в ущерб аккуратности, — ключевые качества.

2. Эмоционально стабильный. Как ни странно, и тут психология имеет значение! Секретарь — буфер между начальником и окружающим миром. Для руководителей важно, чтобы этот человек был спокойным, не добавлял лишнее напряжение и мог помочь решить конфликтные ситуации.

3. Любознательный. Здесь руководители явно ждут не подглядывания в замочную скважину. Но вообще — секретарь должен разбираться в том, чем занимается начальник. Будь то разведение кур или добыча нефти, секретарь всегда в курсе, что происходит в компании. Хорошего специалиста отличает готовность и желание учиться. Секретарь должен вести протоколы совещаний, следить за графиком начальника, отвечать на звонки, и покупать билеты в командировки — но это не всё. Руководители отмечают, что им хочется, чтобы человек углублялся в работу компании. Такого секретаря всегда ценят больше. То есть любознательность необходима — в правильном ключе.

4. Не боится руководителя. Топ-менеджеры отмечают, что секретари иногда опасаются докладывать руководителю о проблемах, указывать на опечатки в письмах, переспрашивать и уточнять. Важно, чтобы специалист понимал, что замалчивание может навредить компании. И — смелость тут первый помощник. Когда все трепещут по лавкам после начальственного разноса, лучший секретарь — смело входит к тигру в клетку. И за это в дальнейшем получает бонус — его как сотрудника больше ценят.

5. Тактичность и внешний вид. Секретарь — первый, кого видит человек в приемной. Руководителям важно, чтобы у гостя сложилось приятное впечатление, чтобы секретарь был доброжелательным и заботливым. Иногда секретарь действует от имени руководителя, а это требует дипломатии и тактичности.

Вообще-то, секретарь — непростая профессия, вопреки расхожим шаблонам, и перспективная. Если он хорошо справляется с функционалом — он ценный специалист, его могут повысить до личного помощника и дальше. Добросовестный сотрудник нередко переходит вслед за начальником в другие компании. Растет доверие к специалисту, но и ответственности становится больше: личному ассистенту надо думать на шаг вперед, знать все пожелания босса. Секретарь — должность, где можно стать действительно незаменимым. «Профессию секретаря часто недооценивают. Жаль, что в университетах нет такой специальности», — отметил экс-топ-менеджер корпорации «Развитие», друг журнала ОСДИ, предприниматель Андрей Клименко.